Tietosuoja

Tietosuojaseloste (asiakasrekisteri)

Rekisterinpitäjä: Sipoonjoen Perinnesauna / Havuhattu Oy (3018112-1), Hindsbyntie 124, 04130 Sipoo, puhelin 010 299 2866, savusauna@saunotus.fi. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Joonas Vaarala, savusauna@saunotus.fi.

Tämä seloste kertoo, miten käsittelemme asiakkaiden ja verkkosivuston käyttäjien henkilötietoja (EU:n tietosuoja-asetus 2016/679, 13 artikla).

1. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

Saamme tiedot sinulta itseltäsi, kun varaat, ostat tai otat meihin yhteyttä.

Varaukset ja tilaukset: nimi, sähköposti, puhelinnumero, kieli, varattu palvelu, aika ja henkilömäärä, mahdollinen lisätietoviesti sekä tilauksen ja varauksen tila. Käytämme tietoja varauksen toteuttamiseen, vahvistuksiin, muutoksiin ja peruutuksiin sekä asiakaspalveluun.

Yritysasiakkaat ja laskutus: yrityksen nimi, Y-tunnus, ALV-tunnus, laskutusosoite, verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus, viite sekä yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelin. Käytämme tietoja laskutukseen. Sama koskee yritysten tarjouspyyntöjä (yhteyshenkilö, toivottu ajankohta, henkilömäärä ja viesti).

Maksut, kuitit ja laskut: maksun summa, maksutapa, maksun tila, maksunvälittäjän tapahtumatunniste sekä kuitti- ja laskutiedot. Emme näe emmekä tallenna korttitietoja, sillä kortti- ja MobilePay-maksut tehdään maksunvälittäjän palvelussa.

Lahjakortit: ostajan nimi ja sähköposti, saajan nimi ja sähköposti (jos lahjakortti lähetetään saajalle), tervehdysteksti, toimituspäivä, lahjakortin koodi, saldo ja käyttöhistoria. Jos maksat kumppanin lahjakortilla (esim. Elämyslahjat), tarkistamme koodin kumppanilta. Kumppanille välitetään vain lahjakortin koodi.

Vuosikortit: kortin haltijan nimi, sähköposti ja puhelin, kortin koodi, voimassaolo ja käyttö varauksissa.

Jonotuslista: nimi, sähköposti, puhelinnumero (vapaaehtoinen), toivottu vuoro ja henkilömäärä. Käytämme tietoja ilmoittaaksemme, kun vuoroon vapautuu tilaa.

Asiakasviestit: lähetämme varaukseen liittyviä sähköposteja, kuten vahvistuksia, kuitteja, lahjakortteja, maksulinkkejä ja saapumisohjeita. Säilytämme myös sähköpostitse tai puhelimitse käydyn asiakaspalvelun tiedot siltä osin kuin ne liittyvät varaukseesi.

Sähköinen markkinointi: jos annat luvan, lähetämme sähköpostiisi uutiskirjeitä ja tarjouksia. Tallennamme, milloin ja missä annoit luvan. Voit perua luvan milloin tahansa viestin peruutuslinkistä tai ottamalla meihin yhteyttä.

Väärinkäytösten esto ja tietoturva: käsittelemme IP-osoitetta ja sähköpostiosoitetta lyhyen aikaa, jotta voimme rajoittaa toistuvia pyyntöjä (esim. lahjakorttikoodien arvailua). Pidämme myös lokia henkilökunnan tekemistä muutoksista.

Evästeetön kävijämittaus on kuvattu kohdassa 7.

Tietojen antaminen on edellytys varauksen tai ostoksen tekemiselle. Ilman yhteystietoja emme voi vahvistaa varausta emmekä toimittaa lahjakorttia. Emme tee sinua koskevia päätöksiä pelkästään automaattisesti emmekä profiloi sinua.

2. Käsittelyn oikeusperusteet

Varaukset, tilaukset, maksut, lahjakortit, vuosikortit, jonotuslista, varaukseen liittyvät viestit ja asiakaspalvelu: sopimus tai sopimusta edeltävät toimet (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Kuitit, laskut ja kirjanpito: lakisääteinen velvoite eli kirjanpitolaki (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Yritysasiakkaan yhteyshenkilön tiedot ja tarjouspyynnöt, evästeetön kävijämittaus sekä väärinkäytösten esto, tietoturva ja varmuuskopiot: oikeutettu etu eli asiakassuhteen hoitaminen, sivuston ja palvelujen kehittäminen sekä palvelun ja tietojen suojaaminen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Olemme arvioineet, että käsittely on vähäistä eikä syrjäytä etujasi.

Sähköinen markkinointi: suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Voit perua suostumuksen milloin tahansa. Peruminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

3. Vastaanottajat ja käsittelijät

Emme myy tietojasi emmekä luovuta niitä muiden markkinointiin. Seuraavat palveluntarjoajat käsittelevät tietoja puolestamme:

– Supabase: tietokanta ja palvelinpuoli. Tiedot sijaitsevat EU:ssa (Pariisi).

– Hetzner Online GmbH: verkkosivuston ylläpito ja salattujen varmuuskopioiden säilytys. Palvelin sijaitsee Helsingissä. Sivuston palvelin käsittelee teknisesti IP-osoitettasi, kun selaat sivustoa.

– Google (Gmail / Google Workspace, Google Drive): sähköpostien lähettäminen ja salattujen varmuuskopioiden säilytys.

– Resend: sähköpostien välitys.

– Montonio (Montonio Finance / Montonio Payments): verkkomaksut. Verkkopankki, kortti, Apple Pay, Google Pay ja MobilePay maksetaan Montonion kautta.

– Procountor: kirjanpito ja laskutus.

– Johku (Aptual Commerce Oy): aiempi verkkokauppa- ja varausjärjestelmä. Johkun kautta tehtyjen tilausten tiedot siirretään uuteen järjestelmään siirtymävaiheen aikana. Uudet varaukset ja ostokset tehdään omassa verkkokaupassamme.

– Lahjakorttikumppanit (esim. Elämyslahjat): saavat vain lahjakortin koodin sen tarkistamista varten.

Verkkosivusto ei lataa kolmansien osapuolten seurantaskriptejä, mainosevästeitä, upotettuja somesyötteitä eikä ulkoisia fontteja. Ainoa poikkeus on MobilePayn maksupainike, jonka sivu lataa MobilePayn palvelusta maksuvaiheessa. Linkit sosiaaliseen mediaan ja karttapalveluihin ovat tavallisia linkkejä. Niiden palvelut käsittelevät tietojasi vasta, kun avaat linkin.

Voimme luovuttaa tietoja viranomaisille, kun laki sitä edellyttää.

4. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tietokanta, sivusto ja varmuuskopiot sijaitsevat EU:ssa. Osa palveluntarjoajista (Google, Resend ja Supabase) on yhdysvaltalaisia yrityksiä, joten tietoja voidaan käsitellä Yhdysvalloissa tai niihin voidaan päästä sieltä. Näissä tapauksissa siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), jos palveluntarjoaja on sitoutunut siihen, tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

5. Säilytysajat

Asiakas-, varaus-, lahjakortti-, vuosikortti- ja jonotuslistatiedot sekä tarjouspyynnöt: 3 vuotta asiakkuuden päättymisestä eli viimeisestä varauksesta, ostosta, yhteydenotosta, lahjakortin käytöstä tai voimassaolon päättymisestä sen mukaan, mikä on myöhäisin. Säilytysaika perustuu mahdollisten vaatimusten vanhentumisaikaan (laki velan vanhentumisesta 728/2003, 4 §).

Kun säilytysaika päättyy, asiakastiedot anonymisoidaan: rivit säilyvät, mutta niistä poistetaan tiedot, joista sinut voi tunnistaa. Varaus-, tilaus- ja maksurivejä ei poisteta. Jos sinulla on voimassa oleva markkinointilupa, tietojasi säilytetään niin kauan kuin lupa on voimassa; 3 vuotta lasketaan myös luvan perumisesta. Yritysasiakkaan nimi ja Y-tunnus säilyvät, mutta yhteyshenkilön tiedot anonymisoidaan. Kirjautumistili poistetaan, kun asiakastiedot anonymisoidaan.

Kirjanpitoaineisto (tositteet, kuitit, laskut ja maksutiedot): tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, sekä tilinpäätös ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki 2 luku 10 §). Kuitti- ja lasku-PDF:t säilytetään 6 vuotta samalla tavalla laskettuna ja poistetaan sen jälkeen. Samalla poistetaan muut sinuun liitettävät tiedot. Maksusta jää anonyymi merkintä (summa, päivä, tuote ja maksutapa), josta sinua ei voi tunnistaa.

Lahjakorttien PDF-tiedostot: 3 vuotta lahjakortin viimeisestä käytöstä tai voimassaolon päättymisestä, minkä jälkeen ne poistetaan.

Lähetetyt sähköpostit: lähetettyjä viestejä ei poisteta viestilokista. Viestin henkilötiedot (vastaanottaja ja henkilökohtainen sisältö) tyhjennetään 3 vuoden kuluttua lähettämisestä.

Markkinointilupa: kunnes perut luvan. Tieto perumisesta säilytetään, jotta emme lähetä sinulle viestejä uudelleen.

Kävijämittaus: ks. kohta 7 Evästeetön kävijämittaus.

Väärinkäytösten eston IP- ja sähköpostitiedot: 2 vuorokautta.

Varmuuskopiot: päivittäiset varmuuskopiot 30 vuorokautta ja kuukausittaiset 12 kuukautta. Varmuuskopioista tiedot poistuvat näiden aikojen kuluessa.

6. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsittelemmekö tietojasi, ja saada kopio tiedoistasi; pyytää virheellisten tietojen korjaamista; pyytää tietojesi poistamista, jos meillä ei ole lakisääteistä velvollisuutta tai muuta perustetta säilyttää niitä; pyytää käsittelyn rajoittamista; vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä; saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen; sekä perua suostumuksesi milloin tahansa.

Lähetä pyyntö osoitteeseen savusauna@saunotus.fi tai soita 010 299 2866. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi, PL 800, 00531 Helsinki.

7. Evästeetön kävijämittaus

Kun sivuston kävijämittaus on käytössä, se toimii ilman evästeitä. Selaimeen ei tallenneta mitään: emme käytä evästeitä emmekä muita selaimeen tallennettavia tai pysyviä tunnisteita.

Tallennamme: avatun sivun osoitteen ilman URL-parametreja (tuntemattomat osoitteet muodossa muu), tuote- ja kassasivujen avaukset ja niihin liittyvän tuotteen, viittaavan sivuston verkkotunnuksen (ei koko osoitetta), kampanjatunnisteet (utm-lähde, -media ja -kampanja), laitetyypin (puhelin, tabletti tai tietokone näytön leveyden perusteella), sivun kielen, tapahtuman ajan sekä satunnaisen istuntotunnisteen. Istuntotunniste on voimassa vain yhden sivunlatauksen ajan, eikä sitä tallenneta selaimeen.

Kun tilaus on maksettu, käynti linkitetään tilaukseen (tilaus, sen tuote ja summa). Siksi mittaustiedot ovat pseudonyymejä eivätkä anonyymejä.

Emme tallenna IP-osoitetta, selaimen tunnistetietoja emmekä vapaata tekstiä. Selaimen tunnistetietoa käytetään vain hetkellisesti hakukoneiden ja muiden robottien suodattamiseen. IP-osoitetta käytetään hetkellisesti väärinkäytön rajoittamiseen (pyyntöjen määrä). Tätä varten säilytetään enintään 2 vuorokautta päiväkohtainen tiiviste, ei itse osoitetta.

Tarkoitus ja oikeusperuste: sivuston ja palvelujen kehittäminen sekä markkinoinnin seuranta. Oikeusperuste on oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta), ks. kohta 2.

Säilytys: yksittäiset mittaustapahtumat säilytetään 13 kuukautta. Sen jälkeen ne yhdistetään automaattisesti kuukausittaisiksi yhteenvedoiksi ja poistetaan. Yhteenvedoissa on vain lukumääriä ja summia sivun, kielen, laitetyypin, liikenteen lähteen (esimerkiksi hakukone, some tai kampanja) ja tuotteen mukaan. Niissä ei ole istuntotunnisteita, tilauksia, viittaavien sivustojen verkkotunnuksia eikä kampanjatunnisteita, ja alle 5 tapahtuman ryhmät yhdistetään suurempiin. Yhteenvedot säilytetään toistaiseksi.

Tiedot tallennetaan varausjärjestelmään EU:ssa (käsittelijä Supabase), eikä niitä luovuteta eteenpäin.

Voit vastustaa mittausta. Selaimen Do Not Track- tai Global Privacy Control -asetus estää mittauksen kokonaan.

Päivitetty 24.10.2026.